Offres d'emploi Administrateur·rice Crest Jazz - CREST (26)

La structure

L’association CRESTJAZZ recrute son ou sa
CHARGE.E D’ADMINISTRATION

L’association CrestJazz organise chaque année environ 30 concerts (dont 18 sur son festival), 10 stages de jazz vocal (pour 150 stagiaires), un concours international de jazz vocal. L’association rémunère 142 artistes (dont 102 sur le festival) et 25 techniciens et organise une école de la voix (pour une centaine d’élèves) à l’année.
Basée à Crest, Drôme, cette association est animée par 20 membres du conseil d’administration organisés en pôles et elle est soutenue par une centaine de bénévoles.
Le ou la Chargé.e d’administration travaillera en étroite collaboration avec les responsables des différents pôles (ressources humaines, relations extérieures, finances, régisseur festival, directeur pédagogique de l’école de la voix…) et assurera une circulation fluide des informations entre ces différents acteurs.
Il ou elle sera chargé.e du bon fonctionnement administratif et financier de l’association, de planifier et suivre les opérations logistiques pour l’organisation du festival, de l’école de la voix, et de tous les évènements décidés par le conseil d’administration. Elle contribuera à la réflexion et à l’organisation générale des projets de l’association.
Des compétences en communication pour la mise à jour du site Internet et le suivi des réseaux sociaux sont également attendues.
Demande de la fiche de poste par courriel : contact@crestjazz.com
Candidature contact@crestjazz.com avant le 15 décembre 2021 pour une prise de fonction courant janvier 2022.

Le poste et les missions

Catégorie : Administration
Autorité fonctionnelle : le conseil d’administration de Crest Jazz

Administration :
- Contribution à la préparation des Conseils d’Administration,
- Organisation d’une bonne circulation des informations au sein de l’association
- Elaboration des dossiers de demande de subventions et recherche de financement.
- Rédaction et suivi des contrats, conventions et des contrats de cession, coproduction, résidences et partenariats, avec suivi de l’administration des paies et des cotisations sociales.
- Veille informative au niveau juridique et fiscal.
- Gestion des droits d’auteur et de la protection des œuvres, relations avec les sociétés civiles (Sacem, Spedidam, CNM etc.)
- Inscriptions aux différentes classes de l’Ecole de la voix, relations avec le Directeur Pédagogique.
Budget et comptabilité :
- Saisie et suivi de la comptabilité, bilan annuel et relais avec le cabinet comptable pour les questions comptables, sociales, et fiscales. (Déclarations de TVA trimestrielle, bilan comptable annuel...).
- Montage et suivi de budget prévisionnel, budget global et analytique.
- Rédaction et suivi des devis et factures, relations fournisseurs, salaires, cotisations, défraiements...
- Relations courantes avec la banque, encaissements des chèques et espèces.
Coordination / Organisation / Logistique :
- Planification et suivi des opérations logistiques pour l’organisation du festival, en lien avec les commissions, les bénévoles chefs d’équipes, les fournisseurs et les prestataires. (Réservations salles et matériels, retro-planning, gestion des bénévoles, devis, mise en œuvre etc.).
- Mise en place et contribution à l’organisation de certains événements (exemple : présentation de saison).
- Assister les membres du conseil d’administration dans leurs démarches auprès des collectivités et des partenaires institutionnels ou privés.
Communication :
- Mise à jour et tenue du site internet (via le back-office Wordpress) et animation des réseaux sociaux (Facebook et Instagram).
- Mise en place de la newsletter régulière de l’association (via Mailjet).
- Déclinaison de certains supports de communication déjà chartés par le graphiste.
- Lancement et suivi des informations sur les évènements de l’association.
- Suivi du Plan de communication, budgétisation et mise en œuvre. Gestion de la relation avec les différents interlocuteurs (graphiste, imprimeur, etc.).
- Compilation des contenus des supports de communication.
- Diffusion du dossier de presse, relations presses, relations publiques.
- Accueil invités et presse sur le festival.
Gestion de l’association :
- Suivi associatif : convocations CA et AG, gestion des adhérents, renouvellement de la licence d’entrepreneur du spectacle, déclarations en préfecture...
- Relation avec les assurances, contrats et dossiers
- Gestion et suivi du mécénat et des partenariats en relation avec la commission « partenariats ».
- Organisation du classement et de l’archivage des documents traités, gestion du courrier.
- Permanences dans le local de l’association, accueil du public et billetterie

Profil recherché

Administration :
- Connaissance juridique des contrats du spectacle.
- Connaissance des budgets et de la comptabilité.
Artistiques et culturelles :
- Intérêt marqué pour le Jazz, la musique actuelle et l’art en général.
- Connaissance ou expérience professionnelle dans le domaine culturel et tout spécialement dans le spectacle vivant..
Monde associatif :
- connaissance du fonctionnement associatif et des relations avec les bénévoles
Relationnel et fonctionnel :
- Sens du management, de l’organisation et de la gestion.
- Savoir « être à l’écoute ».
- Autonomie, rigueur, dynamisme, capacité à proposer et à prendre des initiatives.
- Qualités relationnelles et rédactionnelles.
- Goût pour le travail en équipe.
Niveau de formation requis :
- Le poste nécessite un niveau de formation supérieure : les écoles de commerces, écoles d'administration publique, les universités de droit, d'économie, de sciences sociales, et les Master spécialisés dans l'administration culturelle…
- Ne sont pas exclus les administrateurs formés « sur le tas », ayant une très bonne expérience de terrain.
- Bonne maitrise de l’anglais.
- Très bonne connaissance des outils informatiques et des réseaux sociaux (Word, Excel, Google drive, back-office de site internet, gestionnaire de mailing, etc.).
- Permis B exigé.

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